業務効率化のために汎用的なSaaSツールを導入したものの、「機能が多すぎて使いにくい」「欲しい機能がない」と感じた経験はないでしょうか。これは、業務アプリ開発とは？でも触れた通り、業務アプリ開発を検討する代表的なきっかけのひとつです。本記事では、汎用SaaSと専用業務アプリ、それぞれの強みと限界を整理し、どちらを選ぶべきかの判断基準を解説します。
汎用SaaSの強みと限界
汎用的なSaaSツールの強みは、すぐに使い始められることです。すでに多くの企業で使われている分、機能が安定しており、導入のための初期費用も比較的抑えられます。マニュアルや使い方の情報も豊富にあり、トラブルが起きた際のサポート体制も整っていることが多いです。
一方で、汎用ツールは多くの企業に対応できるよう、幅広い機能を持たせて作られています。そのため、自社では使わない機能が画面の大部分を占めてしまい、本当に必要な操作が埋もれてしまうことがあります。また、自社特有の業務フロー（独自の承認ルート、特殊な計算ルールなど）には対応できず、結局Excelや手作業で補う部分が残ってしまうこともあります。
こうした「合わない」状態が続くと、ツールの利用料を払いながら、実際には一部の機能しか使っていない、という状況になりがちです。本来は業務を効率化するはずのツールが、逆に確認・入力の手間を増やしてしまうこともあります。
専用業務アプリの強みと限界
専用業務アプリは、自社の業務フローに合わせて設計するため、「欲しい機能だけがある」状態を作れます。不要な機能がないため、操作はシンプルになり、現場が迷わず使える画面に仕上げやすくなります。自社特有のルールや計算方法も、そのまま組み込めます。
一方で、開発には一定の時間と費用がかかります。また、汎用SaaSのように「世の中の多くの企業が使っているから安心」という形の実績は積みにくく、開発を依頼する相手の実績や対応力を見極める必要があります。
どちらを選ぶべきかの判断基準
判断のポイントは、自社の業務がどれだけ「特殊」かという点です。一般的な業務フローであれば、汎用SaaSで十分対応できることが多く、わざわざ開発するメリットは小さくなります。
逆に、次のような状況であれば、専用業務アプリを検討する価値が高まります。
- 汎用SaaSの機能のうち、実際に使っているのが一部だけで、使っていない機能のために料金を払っている
- 自社特有の業務フローがあり、汎用SaaSの設定だけでは対応できない
- 複数のSaaSやExcelを組み合わせて使っており、情報が分散している
- 同じような確認作業や入力作業を、毎回手作業で行っている
これらに当てはまる項目が多いほど、専用アプリ化による効果は大きくなりやすいです。
両者の特徴を比較すると、次のようになります。
| 観点 | 汎用SaaS | 専用業務アプリ |
|---|---|---|
| 導入の速さ | 早い（すぐ使い始められる） | 要件定義・開発の期間が必要 |
| 機能の合致度 | 幅広い企業向けの標準機能 | 自社の業務フローに合わせて設計 |
| 操作のシンプルさ | 不要な機能も画面に表示される | 必要な機能だけのシンプルな画面 |
| 費用構造 | 月額利用料が中心（数百〜数千円/人が目安） | 買い切り10万円〜、SaaS型月額1万円〜（Seldishの場合） |
| 実績・サポート | 利用者が多く情報が豊富 | 開発元のサポート力に依存 |
この表からも分かる通り、どちらが優れているという話ではなく、自社の業務がどちらの特徴に合っているかで選ぶことになります。
「SaaS＋業務アプリ」のハイブリッドという選択
すべてを専用アプリに置き換える必要はありません。たとえば、タスクや進捗の管理には業務管理アプリ「ラク〜」（月額1,000円/人）のような汎用SaaSを使い、自社特有の受注処理や計算ロジックだけを専用業務アプリで補う、という組み合わせ方もあります。
汎用的な部分は実績のあるSaaSに任せ、自社固有の部分だけを専用アプリで対応することで、開発コストを抑えながら、本当に困っている部分を解消できます。どの部分を専用化すべきかを見極めるには、まず自社の業務を整理し、汎用ツールで対応できる範囲とできない範囲を分けて考えることが出発点になります。
たとえば、受注から納品までの流れのうち、進捗確認や担当者間の連絡は汎用のタスク管理ツールに任せ、見積金額の計算や帳票の出力といった自社特有の処理だけを専用アプリで対応する、という分担も可能です。すべてを一つのツールで解決しようとせず、役割を分けて考えることが、現実的な進め方になります。
よくある質問
SaaSをすでに契約している場合、専用アプリに乗り換えるべきですか？
全面的な乗り換えが必要なケースは多くありません。SaaSで十分対応できている部分は使い続け、対応できていない部分だけを専用アプリで補う、という考え方が現実的です。
専用業務アプリは、将来的に機能を追加できますか？
設計次第で対応できます。最初から将来の拡張を想定した作り方にしておけば、業務の変化に合わせて機能を追加していくことが可能です。
複数のSaaSを併用している状態でも、専用アプリ化は検討できますか？
できます。むしろ、複数のSaaSやExcelを組み合わせて使っている状態は、情報が分散しやすく、専用アプリ化による効果を感じやすいケースのひとつです。どの情報をどこで管理しているかを一度整理してみることをお勧めします。
まとめ
汎用SaaSと専用業務アプリには、それぞれ異なる強みと限界があります。汎用SaaSは導入の手軽さに優れますが、自社特有の業務フローには対応しきれないことがあります。専用業務アプリは自社に合わせて作れる分、開発に時間とコストがかかります。どちらか一方ではなく、組み合わせて使うという発想を持つことで、無理のない選択ができます。業務アプリケーション開発に関するお悩み事などがあれば、まずはお気軽にSeldishにご相談ください。
